Créer une newsletter avec Sarbacane

Qu’est ce que l’emailing ?

L’emailing est un moyen de communication digitale qui permet d’adresser des communiqués électroniques à une base précise de destinataires.

L’emailing est aujourd’hui largement utilisé à des fins marketing et commerciales. En effet, considéré comme un levier stratégique, il permet de répondre à de nombreux objectifs d’entreprise. Chaque emailing doit avoir son propre objectif, c’est pourquoi nous en distinguons plusieurs types dont les plus connus sont :

La newsletter : souvent envoyée de façon récurrente (hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle) elle permet de créer du lien et d’informer vos clients, prospects ou abonnés

L’email promotionnel : il est adressé selon vos différents temps forts commerciaux. Très souvent, l’email promotionnel est celui qui permet de booster vos ventes et ainsi générer du chiffre d’affaires. Il est important de l’adresser aux bons segments de clients ou prospects et d’avoir une approche ultra-personnalisée pour ce type d’emailing.

L’email de prospection : il permet d’envoyer à vos prospects de l’information sur vos produits ou services en ayant un objectif très précis qui est la conversion de vos prospects en clients. Très souvent, les emailings de prospection sont envoyés à des moments opportuns de votre activité

L’email de fidélisation : cet emailing est envoyé à votre base de clients. Il a comme but final de booster vos ventes de manière plus subtile en mettant en avant des avantages promotionnels par exemple. Le but ici est de créer un lien privilégié avec vos clients, et in fine booster votre chiffre d’affaires.

Il y a bien d’autres possibilités en terme d’emailing comme :

• les relances comportementales (Ex : toute personne n’ayant pas ouvert votre newsletter),
• les emailing automatiques (Ex : toute demande d’information sur le site),
• les emailing de notification (Ex : un email d’anniversaire)....

Comme précisé plus haut, l’emailing permet d’envoyer des communications en masse, mais comment les adresser efficacement ?

Il est nécessaire d’avoir recours à un logiciel emailing professionnel. Plusieurs solutions existent sur le marché : Sarbacane est un logiciel en ligne qui qui vous permet à la fois d’envoyer vos campagnes emailings, de les automatiser mais également de multiplier les canaux de communication avec l’envoi de campagnes SMS et la création de landing page. Nous allons dans ce tutoriel vous guider pour prendre rapidement en main notre solution de création newsletter afin que vous puissiez :

1. Créer votre campagne emailing
2. Importer votre propre liste de contacts
3. Créer votre modèle de newsletter
4. Envoyer et analyser votre campagne emailing

Créer votre newsletter

Afin de débuter votre première campagne avec Sarbacane, il est nécessaire de vous créer un compte. Pour créer votre compte, rendez-vous sur notre page de création de compte: https://sarbacane.app/creation

Votre compte est créé ? Bravo ! Vous avez désormais accès à l’interface qui vous permettra de piloter vos prochaines stratégies marketing.

Pour commencer à créer votre email en 3 étapes, il suffit de : cliquer sur le bouton “+” à gauche du logiciel sélectionner “créer une campagne email” puis choisir une “campagne standard”

Ensuite, il faut renommer votre campagne. Pensez bien à renommer stratégiquement toutes vos prochaines campagnes, cela vous permettra de les retrouver facilement et de pouvoir les distinguer selon vos temps forts ou profil de client par exemple. Avec Sarbacane, vous avez la possibilité de tagger vos campagnes, une fonctionnalité utile pour les catégoriser.

Une fois votre campagne renommée et votre tag choisi, vous pouvez valider la création de votre campagne. Place maintenant à l’étape suivante : l’importation de vos contacts.

Importer votre propre liste de contacts

Une liste de contacts est un fichier qui contient généralement l’ensemble des données que vous pouvez avoir sur vos destinataires et notamment l’email. Dans le menu principal de Sarbacane, vous disposez d’un bouton “liste de contacts” dans lequel vous pourrez créer et importer autant que listes que vous le souhaitez, qui peuvent être utilisées pour toutes vos campagnes emailing, SMS ou automatiques.

Sarbacane permet d’avoir 3 types de listes :

• Une liste standard : il s’agit d’une liste dans laquelle vous pouvez ajouter manuellement ou importer un fichier
• Une liste synchronisée : les contacts de cette liste sont automatiquement importés depuis une solution de base de donnée distante type : Magento, Prestashop, Wordpress...
• Une liste noire : communément appelée blacklist, c’est la liste qui est paramétrée par défaut pour recenser tous vos désinscrits et NPAI. Vous pouvez de votre côté créer vos propres listes noires pour exclure des contacts non désirés.

Pour créer votre liste, c’est très simple : Dans le menu “liste de contacts” cliquez sur “créer une liste” Choisissez le type de liste souhaitée : standard ou synchronisée Nommez votre liste

Une fois la liste créée, il faut y ajouter des destinataires en choisissant le mode d’import souhaité :

La saisie manuelle : cette étape permet d’ajouter ligne par ligne un destinataire. Vous pourrez renseigner tous les champs souhaités avec l’ajout de colonnes. Cela vous permet également d’enrichir une liste de contacts emailing déjà créée.

L’import de fichier : vous pouvez importer ou glisser-déposer un fichier de type CSV ou XLSX enregistré dans votre ordinateur. Le nom des colonnes sera automatiquement détecté sur Sarbacane.

Le copier-coller : cela vous permet d’avoir rapidement les contacts d’un fichier que vous disposez.

Différentes options pour gérer vos listes de contacts sont disponibles sur Sarbacane. Vous pouvez par exemple établir des ciblage précis à partir d’une liste de contacts. Ces ciblage vous permettront de segmenter votre liste et ainsi pouvoir adresser votre emailing de façon beaucoup plus ciblée.

Pour créer un ciblage :

Cliquez au-dessus de votre liste de contacts sur “+ ciblage”.

Créez votre règle en commençant par choisir le champ concerné par le filtrage. Ce champ doit être parmi les colonnes disponibles dans votre liste (Ex : ville).

Définissez la variable filtrante : contient, est égale à, se termine par… (Ex : contient : Paris).

Cliquez sur “voir le résultat” et enregistrer votre ciblage en pensant à le renommer stratégiquement.

Dans notre exemple ci-dessus, nous avons créé un ciblage pour toutes les personnes de la liste de contacts correspondant à la ville de Paris.

Vous pouvez aller plus loin en créant une combinaison de plusieurs règles en cliquant sur “+” à droite de la zone de ciblage. Ainsi, pour reprendre notre exemple, il est possible de faire un ciblage de toutes les personnes de la liste de contacts correspondant à la ville de Paris et qui sont des femmes.

Vos listes et ciblages enfin créés, vous pouvez directement les sélectionner lors du paramétrage de votre campagne emailing, ou choisir de réimporter un fichier spécifiquement pour votre campagne, sans l’avoir enregistré en amont dans vos listes de contacts Sarbacane. Vous êtes prêts à passer à l’étape suivante : la création de votre modèle de newsletter.

Créer votre modèle de newsletter

Pour créer votre modèle de newsletter, vous disposez de plusieurs modes de création sur Sarbacane :

L’EmailBuilder : bénéficiez de modèles gratuits et éditables et construisez votre newsletter professionnelle en quelques clics. L’EmailBuilder vous permet également un affichage optimal sur les différents écrans (bureau, mobiles)

L’import de fichier externe : utilisez vos propres modèles emailing HTML : en l’important en tant que fichier, via un copier-coller, en important une page web, ou via une saisie HTML manuelle.

Message au format texte brut : sous forme d’un éditeur de texte, cette option vous permet d’envoyer uniquement un email textuel sans possibilité d’ajouter de mise en forme.

Une fois votre mode de création sélectionné, place à l’étape suivante, qui consiste à éditer et personnaliser votre campagne via différents éléments. Commençons par l’entête de l’emailing :

• L’objet de l’email : c’est l’élément indispensable et obligatoire pour envoyer votre email, il est l’élément déclencheur d’ouverture de votre newsletter. Il est donc important d’avoir un objet percutant. Sur Sarbacane, vous disposez d’un indicateur de longueur de l’objet de façon à vous indiquer la longueur idéale recommandée.

• L’adresse email de l’expéditeur : il s’agit de l’adresse email qui sera visible et qui s’affichera dans la boîte de réception de vos destinataires. Il est préférable d’avoir un nom de domaine personnalisé pour cette étape, et éviter d’utiliser des adresses génériques de type gmail ou yahoo au risque d’être bloqué par nos systèmes.

• Le nom apparent de l’expéditeur : ce champ est personnalisable. Il permet à vos destinataires de détecter directement l’expéditeur. Très souvent, on y retrouve le nom de la société, ou le prénom d’un collaborateur pour humaniser un peu plus vos communications et rassurer vos destinataires.

• Le nom apparent du destinataire : vous avez également la possibilité sur Sarbacane de personnaliser ce champ avec les différents éléments de personnalisation dont vous disposez dans votre liste de contacts.

• L’adresse email de réponse : c’est l'adresse email vers laquelle les personnes répondant à vos emails seront redirigés. Il est vivement recommandé d’y inclure une adresse invalide de façon à pouvoir recueillir et traiter les retours de vos destinataires.

Ensuite, vous avez la possibilité d’ajouter une pièce-jointe à votre message. Attention, sachez que toute pièce-jointe alourdira votre message, veillez à bien vérifier le poids final afin de ne pas plus de crédits par envoi. De plus, un message trop lourd risquerait de mettre en alerte les filtres anti-spams de certaines messageries. Nous vous recommandons de n’utiliser la pièce-jointe qu’en cas de réelle nécessité. Privilégiez des redirections vers une page de votre site internet.

Une fois ces paramètres réalisés, vous pouvez donc vous concentrer sur le fond et la forme de votre newsletter. Un point essentiel est le respect du ratio texte/image de 40:60 pour garantir un bon équilibre.

Concernant les images, il est possible de gérer leur hébergement. Deux options sont possibles sur Sarbacane :

• Les héberger sur le Cloud : cela vous permet d’alléger considérablement le poids de votre message.
• Les laisser sur vos serveurs
• Les inclure dans le corps de votre message : ici il faudra donc veiller à ne pas dépasser un poids de 194 Ko pour l’utilisation d’un crédit

Un élément primordial pour la bonne délivrabilité de votre message est la configuration de votre nom de domaine. Nous recommandons de personnaliser votre nom de domaine pour deux raisons : Cela contribue à l’amélioration de votre réputation tout en réduisant les risques d’arriver en spam. Cela permet d’éviter l’usurpation d’identité et ainsi d’être bien reconnu auprès de vos destinataires

Enfin, il est essentiel de définir une liste noire pour votre campagne, afin que les personnes souhaitant se désinscrire soient exclus de vos prochaines campagnes. Sur Sarbacane, vous avez une liste noire sélectionnée par défaut. Il est possible d’avoir une liste noire différente selon vos envois emailing.

Une fois que tous ces paramètres ont été définis, vous pouvez passer à l’étape suivante pour : envoyer sa newsletter.

Envoyer et analyser votre campagne emailing

Avant de pouvoir envoyer votre campagne emailing, il est vivement recommandé d’effectuer des tests sur différents adresses de messagerie afin de vous assurer que les liens et la mise en page fonctionnent bien.

Il suffit, à l’étape de “test et envoi”, de cliquer sur “envoyer un test” en ayant renseigné au préalable les différentes adresses email pour recevoir ce test.

Une fois les tests réalisés et validés, il ne vous reste plus qu’à lancer votre campagne en cliquant sur “finaliser la campagne” ! Vous disposez de deux options : Envoyer votre campagne emailing immédiatement Envoyer votre campagne en différé à une date ultérieure

Côté analyse, vous disposez sur Sarbacane d’une vue statistique détaillée avec différents indicateurs comme : le taux d’ouverture, le taux de clics, le taux de réactivité, le taux de conversion.... Nous conseillons de vous pencher sur ces statistiques quelques jours après l’envoi de votre campagne de façon à avoir des résultats plus parlants.

Pour accéder aux statistiques de vos campagnes, deux chemins sont possibles :

Depuis le menu principal dans l’onglet “statistique” : vous aurez ainsi une vue globale des indicateurs de vos différentes campagnes Depuis l’onglet “campagne” : en sélectionnant la campagne souhaitée, vous avez une vue détaillée de statistiques de la campagne souhaitée Depuis le Dashboard de notre application : vous disposez d’un aperçu statistique de vos dernières campagnes envoyées

Sarbacane vous propose d’exporter directement vos résultats en générant un rapport de campagne à télécharger ou à recevoir par mail. Vous avez également la possibilité d’exporter des résultats détaillés par destinataires, utile pour connaître le comportement de chacun de vos contacts.

L’analyse en détail de vos campagnes emailing vous permet de mesurer la rentabilité de vos investissements et également d’en tirer des conclusions pour optimiser et adapter vos prochains envois de façon à générer constamment des retours plus positifs. Voici quelques questions à se poser en analysant vos résultats :

• Ma campagne a-t-elle généré un taux d’ouverture suffisant ?
• Mon taux de désabonnés et de NPAI est-il suffisamment faible ?
• Quel a été l'élément le plus impactant de ma newsletter ?
• Mes cibles sont-elles réactives ?
• L’objectif de ma campagne a-t-il été atteint ?