BiblioTIC : l'informatique et l'Internet au service des bibliothèques/L'informatisation des bibliothèques
Objectifs[modifier | modifier le wikicode]
L'informatisation d'une bibliothèque doit :
- libérer le personnel de tâches répétitives et fastidieuses (saisies de données bibliographiques, rappels, commandes, classement des notices) afin qu'il se consacre davantage à l'accueil, à l'information et à l'animation ;
- faciliter l'accès à l'information (suivant une approche multicritère) afin de satisfaire les besoins de tous ses lecteurs, et en accélérer la diffusion
- permettre l'accès immédiat aux données dès leur encodage ;
- gérer au mieux la circulation de tous les documents (livres, périodiques, cédéroms, cassettes vidéos,…), leur localisation et leur disponibilité ;
- permettre une gestion optimale des budgets alloués à la bibliothèque (gestion des recettes et dépenses) ;
- fournir les renseignements statistiques légaux ;
- assurer la confidentialité sur l'identité des lecteurs et sur les emprunts de document ;
- sauvegarder automatique les données (backup).
Un système informatique de qualité doit présenter les qualités suivantes :
- rapidité (temps de réponse) ;
- convivialité (facilité d'emploi) ;
- efficacité (réponse aux besoins des bibliothécaires et des lecteurs) ;
- évolutivité (c'est-à-dire être en mesure de suivre le développement des collections et être modulable et paramétrable selon les besoins des utilisateurs) ;
- sécurité (par rapport à l'accès à certains fichiers confidentialité, sauvegarde ?) ;
- fiabilité de fonctionnement (lecture des codes-barres, sécurité des autorités);
- garantie de sérieux de la firme et garantie d'un service de maintenance performant (rapidité du dépannage, service d'aide en ligne).
Méthodologie[modifier | modifier le wikicode]
L'informatisation d'une bibliothèque est une opération qui nécessite une grande rigueur méthodologique. Elle nécessite le passage par plusieurs étapes.
Analyse[modifier | modifier le wikicode]
L'informatisation des bibliothèques ne consiste pas à une simple transposition du "parcours du livre". Le livre ne suit pas un parcours linéaire. L'informatique amène des changements fondamentaux dans l'organisation du travail. Il est important de cadrer l'organisation du travail existante pour déterminer la nouvelle organisation et sa gestion (notamment humaine).
La décision d'informatiser une bibliothèque doit être consécutive à une prise de conscience des apports potentiels des TIC dans une bibliothèque :
- amélioration des opérations techniques : acquisitions, prêts (rapidité et qualité)
- maîtrise des coûts (habituellement, une bibliothèque méconnaît le coût unitaire d'opérations telles que le prêt, la catalographie, l'indexation)
- apport de services nouveaux (Internet)
- amélioration des services aux utilisateurs : vitesse de traitement, données plus complètes et consultation (OPAC), accès à des catalogues collectifs,…
La décision d'informatisation de la bibliothèque doit intégrer une réflexion sur :
- les modifications des procédures de travail
- le changement des plans de classement
- la réorganisation du travail au sein du personnel (réaffectation, travail en équipe, temps de formation).
L'informatique est un outil. Elle ne peut pallier une mauvaise organisation.
Étude[modifier | modifier le wikicode]
L'informatisation ou réinformatisation d'une bibliothèque nécessite :
- le choix d'une personne ressource : personne qui connaît le fonctionnement des bibliothèques et dispose d'une expérience des systèmes informatisés 2. l'établissement d'un plan directeur comprenant
- les objectifs à long terme (constitution d'une banque de données, prêt simultané sur plusieurs postes, connexion à un réseau,…)
- les moyens à disposition (locaux, budget, modes de subventionnement, modes d'achat, frais d'acquisition et de fonctionnement
- la planification générale avec les étapes de l'information (échelonnement des opérations et des coûts)
- le calcul du coût de l'informatisation comprenant :
- le coût de conception du projet en cas d'appel à un consultant ou service extérieur
- l'achat du matériel (serveur, terminaux, PC, imprimantes, modem,…)
- l'achat des logiciels (système d'exploitation, système de gestion intégrée de bibliothèque, logiciels de bureautique,…)
- le coût de la préparation du site (alimentation électrique, câblage en réseaux, protection contre le vol, postes de travail pour bibliothécaires et espaces de consultation informatique pour les lecteurs avec mobilier, éclairage?)
- le coût de la conversion/migration de la base de données
- l'achat de données pour la catalographie rétrospective
- les frais de fonctionnement soit les coûts opérationnels (fournitures, consommables) de maintenance (8 à 12% de la valeur du matériel installé, les mises à jour des outils informatiques, les frais de communication et de connexion (abonnements)
- la formation du personnel
- des investissements soit
- un crédit extraordinaire
- un crédit-bail leasing qui permet de répartir la charge financière sur plusieurs exercices.
Sélection[modifier | modifier le wikicode]
Les fournisseurs potentiels devront être choisis entre :
- des sociétés commerciales généralistes
- des sociétés spécialisées qui proposent une gamme de produits plus restreinte mais spécialisée dans les applications documentaires ou bibliothéconomiques
- des organismes (administration publique, université) ayant développé leur propre logiciel (note : cette option n'est généralement pas considérée comme la meilleure car peuvent se poser des problèmes lors du renouvellement de version ou lors d'échanges de données)
Il est important de se pencher, autant que faire se peut, sur le sérieux de l'entreprise, sa viabilité, ses références.
Appel d'offres[modifier | modifier le wikicode]
L'appel d'offres est une obligation légale de mise en concurrence de fournisseurs. Cet appel d'offres doit faire l'objet d'une publication officielle et le choix définitif d'un fournisseur doit faire l'objet d'une adjudication administrative.
Le cahier des charges exposant les besoins, demandes, contraintes de la bibliothèque doit comprendre :
- des informations descriptives et quantitatives sur les collections, le bâtiment, le public cible, le personnel, le volume des transactions, la structure du réseau et la structure de la base de données de la bibliothèque;
- des précisions sur les fonctionnalités informatiques que devra remplir le système pour le traitement des données et sur ses possibilités d'évolution.
Les différents soumissionnaires doivent fournir une description détaillée de la configuration informatique proposée avec ses potentiels d'évolution et un exposé précis des modalités de paiement, des garanties, des frais de maintenance. Des descriptifs techniques précis doivent être fournis en annexe.
Ce cahier des charges est contraignant pour la bibliothèque comme pour le fournisseur. Ainsi la bibliothèque ne pourra réclamer si elle n'a pas fourni toutes les informations nécessaires ou a fourni des informations erronées; par contre, elle pourra se retourner contre le fournisseur si le logiciel ne remplit pas les conditions imposées.
Avant d'opérer un choix sur la base des réponses des fournisseurs au cahier des charges, il est conseillé de demander des démonstrations qui peuvent permettre d'évaluer l'aspect qualitatif des potentialités, la convivialité du système,… Il est préférable que cette démonstration ait lieu, non chez le fournisseur, mais en situation réelle dans une bibliothèque de même taille que celle à équiper. Il est toujours intéressant d'entrer en contact avec des utilisateurs des solutions envisagées.
Le choix définitif doit prendre en compte les aspects financiers, quantitatifs et qualitatifs des systèmes en concurrence.
Contrats[modifier | modifier le wikicode]
Lors de la négociation du contrat se définissent les droits et devoirs de la bibliothèque et du fournisseur. Le contrat doit préciser l'achat, les délais de livraison, le mode de paiement, la maintenance (dépannage).
Il s'agit souvent de contrats informatiques standards qui peuvent cependant être adaptés en fonction des spécificités précisées par la bibliothèque. Il est conseillé de soumettre le projet de contrat à un responsable informatique (par exemple de la commune à laquelle est attachée la bibliothèque) et à un juriste.