BiblioTIC : l'informatique et l'Internet au service des bibliothèques/Les systèmes de gestion intégrée de bibliothèques

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Un logiciel de gestion de bibliothèque est un logiciel (note : un progiciel puisqu'à usage professionnel) permettant de gérer les documents d’une bibliothèque, leurs mouvements (entrées, prêts, circulation,...), d’en faire un traitement documentaire et d’automatiser les tâches annexes à leur gestion (gestion des lecteurs, gestion budgétaire, importation/exportation de notices, statistiques,...).

La bibliothèque a-t-elle (eu) ou non le choix du SIGB?[modifier | modifier le wikicode]

  • non : le système était déjà installé ou la bibliothèque est intégrée dans un réseau plus large utilisant un SIGB particulier
  • choix : si une bibliothèque aujourd'hui a le choix de son SIGB, elle peut l'opérer en tenant compte de critères tels que :
    • fonctionnalités du SIGB (intégrées ou en option comme le catalogage des non livres, le catalogage analytique c’est-à-dire avec description de parties de documents)
    • coûts y compris ceux des mises à jour (upgrades) et des transferts de données, si le logiciel est payant, ce qui n'est que le cas de certains
    • assistance - service après-vente
    • accès à des mises à jour (via Internet)
    • facilités d’installation (par exemple, dans un environnement Windows),
    • fonctionnement en réseau
    • limite ou non du nombre d’utilisateurs
    • puissance minimale pour les ordinateurs
    • nombre de documents maximum
    • nombre de lecteurs
    • dimension des groupes (voir plus loin)
    • nombre d’utilisateurs avec accès
    • ergonomie
    • références (par exemple http://www.socrate.be/reffr.htm)

Dans le cas de la Belgique, les SIGB utilisés en Province de Hainaut (Vubis, Socrate, Adlib, Liber, Tobias) ou ailleurs en Communauté française (il faut ajouter Antigone ou Sigal Sati) ne sont que quelques-uns des SIGB existants sur le marché.

Sites des éditeurs[modifier | modifier le wikicode]

Les fonctionnalités importantes d’un SIGB[modifier | modifier le wikicode]

On peut aborder les SIGB à travers les opérations tournées vers le document ou vers le lecteur.

Le SIGB peut aussi être étudié à travers les modules qui le composent : acquisitions, catalogage, autorités, périodiques, prêt, recherche.

La bibliothèque doit introduire un certain nombre de paramètres qui lui sont propres :

  • le nombre de livres par lecteur (suivant l'âge du lecteur, le type de documents)
  • la durée du prêt (modulable en fonction du type de document)
  • le montant des amendes par document et par jour
  • le nombre de réservations possibles par lecteur
  • les différentes catégories de lecteurs.

En ce qui concerne ce dernier paramètre, on insistera sur la nécessité de pouvoir créer autant de catégories de lecteurs que nécessaires :

  • bibliothèques (pour le prêt inter-bibliothèques)
  • écoles (pour des dépôts)
  • classes (pour des visites de classes avec prêts de livres)
  • relieurs (pour "bloquer" les livres à la reliure)
  • personnel (pour les bibliothécaires)
  • adultes
  • enfants
  • etc.

Module acquisitions[modifier | modifier le wikicode]

Le module de gestion des acquisitions permet de :

  • faciliter les ordres de commande (impression des lettres de commande);
  • contrôler les arrivées et les retards des documents commandés;
  • gérer les dépenses.

(caractéristiques particulières : gestion des dons, du dépôt légal, échanges inter-bibliothèques, ordres permanents,...)

Le module gère divers types de données :

  • données concernant les commandes : informations bibliographiques, codes des fournisseurs, comptes bancaires à débiter (éventuellement suggestions des lecteurs);
  • données (base ou module fournisseurs) concernant les fournisseurs : fichier d’adresses et informations administratives nécessaires au règlement comptable des fournisseurs (compte bancaire, ristourne,...);
  • données concernant les lecteurs (option si l’on souhaite intégrer les suggestions des lecteurs).

Le système comptable des acquisitions permet la gestion de plusieurs comptes par filiales, départements, types de document, comprenant les attributions budgétaires, les sommes des paiements effectués, les sommes engagées (commandes ou abonnements en cours), les soldes disponibles.

Dans un système simple, les données sont introduites pour chaque commande à un fournisseur (avec relation avec un compte budgétaire).

Dans un système élaboré, les données bibliographiques introduites lors de la commande sont transférées au fichier catalographique qui effectue donc une reprise des notices catalographiques établies dans le module acquisition. Ces notices pourront être complétées.

Module catalogage[modifier | modifier le wikicode]

Un document doit d'abord faire l'objet d'une création avant de pouvoir être mis en prêt (aux lecteurs ou à d'autres bibliothèques).

Les notices des documents peuvent être saisies à la bibliothèque ou être importées.

Le standard UNIMARC permet de partager des notices entre des systèmes hétérogènes. Unimarc est un format informatique international des données bibliographiques permettant les échanges entre logiciels documentaires ou bases de données bibliographiques. Principalement défini par l'IFLA (International Federation of Library and Institutions), Unimarc est conforme à la norme ISO 2709 (format pour l'échange d'information).

Les notices comprennent :

  • numéro (unique)
  • ISBN (International Standard Book Number : numéro international normalisé du livre (ISO 2108) : ce numéro permet d’identifier un titre ou une édition d’une monographie publiée par un éditeur déterminé
  • acquisition année/prix
  • code-barres
  • titre
  • auteur
  • cote : ensemble de symboles, lettres ou chiffres, permettant de localiser retrouver un document sur des rayonnages de bibliothèque
  • informations d’édition (par exemple nombre de pages, format, année - elles peuvent être en tout ou en partie identiques pour des documents d’une même collection)
  • commentaires (notes générales, résumé, mots matière)
  • d'autres données (compléments d’informations sur le titre et les auteurs)
    • titre original
    • complément du titre
    • titre de la collection
    • n° dans la collection
    • autres auteurs
    • public : enfants adolescents - adultes - tous publics
    • autre : nouveauté

3 types de données particulières utiles à la description des entités bibliographiques physiques :

  • données bibliographiques descriptives : données concernant le catalogage formel, respect du code de catalogage en vigueur dans la bibliothèque
  • données concernant l’analyse de contenu : grandes classifications systématiques encyclopédiques (Dewey, CDU) et informations concernant une indexation analytique (vedettes matières de Laval et dérivés comme Rameau ou encore thésaurus spécialisés)
  • données locales : informations sur l’exemplaire physique possédé par la bibliothèque (cote, n°d’inventaire, localisation, mode d’acquisition)

Des notices peuvent être importées :

  • via des systèmes produits par des fournisseurs commerciaux de bibliographies (abonnements) - cédérom Electre, Livres Hebdo, Bookmark, Biblio File;
  • réservoirs de notices catalographiques exemple : les notices de la Bibliothèque Nationale de France;
  • échanges entre bibliothèques.

Module prêts[modifier | modifier le wikicode]

Ce module est associé au module lecteurs (emprunteurs) et permet de gérer le prêt des documents, l'historique des prêts et les statistiques.

Comment prêter un document? Il faut sélectionner le lecteur (qui doit exister préalablement) par :

  • son nom ou le début de son nom
  • son numéro d’identification
  • un des numéros de document qu’il a déjà en prêt

Peuvent alors apparaître des indications telles que retard de cotisation, document en retard, document réservé ou message divers.

La sélection d’un lecteur permet d’effectuer des emprunts (emprunt), des retours de document (retour) ou encore des prolongations de documents en prêt (prolongations).

Si un document est emprunté, un lecteur peut le réserver. La disponibilité du document sera signalée. Il en va de même en cas de tentative de prêt de ce document à un autre lecteur. Un document peut être réservé par plusieurs lecteurs.

Il est nécessaire que le logiciel permette au bibliothécaire de paramétrer un certain nombres de critères :

  • nombre de réservations possibles par lecteur
  • nombre de réservations possibles pour un document (pour éviter de trop longues "files d'attente")
  • nombre de jours pendant lesquels le document est "bloqué" pour le lecteur exemple : le lecteur a 10 jours pour venir emprunter le livre qu'il avait réservé et qui est à sa disposition. Au-delà de ce délai, le livre est remis en circulation ou passe en réservation pour un autre lecteur.

Module lecteurs (emprunteurs)[modifier | modifier le wikicode]

Fiche lecteur :

  • numéro (unique)
  • nom
  • prénom
  • adresse
  • n° tél.
  • e-mail
  • année de naissance
  • M/F
  • code-barres
  • groupe ((famille, classe)
  • “cotisation” : date

Ce module permet donc la saisie des fiches des lecteurs (avec une gestion des groupes de lecteurs) et permet de vérifier pour chaque lecteur :

  • les documents en prêt;
  • les documents réservés;
  • le retard de cotisation;
  • les documents en retard.

Le module permet la recherche (par exemple en introduisant les premières lettres d’un nom).

Module autorités[modifier | modifier le wikicode]

Il s'agit d'un développement récent dans le domaine des bibliothèques informatisées avec un répertoire des formes normalisées des vedettes alphabétiques et matières, avec systèmes de renvois et de notes (normalisation du classement et de l’accès aux notices) L’efficacité dépend des filtres mis en place dans l’entrée des nouvelles notices par comparaison avec les données déjà encodées (propositions des vedettes retenues et processus de validation sécurisée des vedettes = limitation des variantes orthographiques)

Un fichier d'autorité est établi pour :

  • normaliser la forme des points d'accès auteurs (personnes physiques et collectivités), titres uniformes et matières des notices bibliographiques;
  • retrouver toute la production d’un auteur ou toutes les éditions d’une même œuvre quelle que soit la forme du nom ou la variante de titre apparaissant sur les documents;
  • identifier sans ambiguïté l’entité décrite.

Module périodiques[modifier | modifier le wikicode]

Le module périodiques permet le contrôle des publications en série reçues par la bibliothèque. Il permet :

  • la gestion des abonnements : initialisation d’un abonnement, d’une commande, d’un ordre permanent, renouvellements, mise à jour de la comptabilité (changements de prix);
  • le bulletinage c’est-à-dire le contrôle de la réception de tous les numéros d’un périodique, d’une série ou d’une collection;
  • la gestion des reliures : indique qu’une série est complète, rappel au relieur, traitement des index.

Module recherche[modifier | modifier le wikicode]

La recherche multicritères permet de rechercher des documents par un ou plusieurs mots (ou parties de mot) dans un ou plusieurs blocs de la notice du document. Voir également ci-dessous.

Recherche documentaire OPAC : l'Open Public Access Catalogue (accès public au catalogue en ligne) est un interface de consultation publique, autrement dit un poste de consultation du catalogue de la bibliothèque. Il permet au lecteur d'effecteur une recherche documentaire à son rythme, à sa convenance et sans risque pour les données.

Dans le cadre d'un usage public (verrouillage en seul mode “recherche documentaire”), la recherche peut s'effectuer selon divers modes (selon le logiciel) :

  • recherche sur texte libre (par exemple un résumé);
  • opérateurs booléens (ET, OU, SAUF);
  • opérateurs mathématiques (>, <, =)
  • dates;
  • opérateurs de proximité (distance entre 2 termes);
  • troncature (à gauche, à droite ou au milieu) pour obtenir tous les documents comprenant la chaîne de caractères avant troncature

Ce catalogue peut éventuellement être accessible via le web (cf. Socrate et bibliothèque de Morlanwelz : http://194.78.176.26/).

Certains OPAC permettent également au lecteur de consulter sa fiche lecteur, de poser des réservations et des suggestions d'achat.

Historique[modifier | modifier le wikicode]

Pour un livre, les derniers lecteurs. Pour un lecteur, les derniers documents empruntés.

L'historique n'est pas activé dans toutes les bibliothèques pour des raisons de déontologie et de discrétion (par rapport aux lectures de chacun). Dans d'autres bibliothèques, cette fonctionnalité est activée à la demande du lecteur qui souhaite se remémorer les ouvrages empruntés.

Codes-barres[modifier | modifier le wikicode]

Cette fonctionnalité permet la gestion des codes-barres pour les documents et les lecteurs. Pour rappel, un code-barres est une suite de caractères alphanumériques limitée à 20 caractères (identification unique). Attention : il existe plusieurs systèmes de codes-barres.

Un code-barres peut être lu par un stylo à rayon infrarouge ou par un scanner à main (douchette ou mini-scanner).

Il permet d'éviter les opérations d’encodage (diminution du temps de l’opération) pour les prêts comme pour les retours (lecteur/document).

Listes[modifier | modifier le wikicode]

Il s'agit de permettre l'exportation des données (fichiers et statistiques) sous forme de fichiers compatibles avec les principaux tableurs du marché (date à date) :

  • liste des documents;
  • liste des lecteurs;
  • fichier des données statistiques des prêts de documents.

Sauvegarde et restauration[modifier | modifier le wikicode]

Cette fonctionnalité permet la compression des données et la sauvegarde (de tout ou partie des fichiers) dans un fichier d’archive vers un support de sauvegarde.

Accès et paramètres[modifier | modifier le wikicode]

En vue d'assurer la protection des données contre les malveillances et maladresses éventuelles, l’accès à tout ou partie des données (lectures, insertion) est réservée aux utilisateurs disposant d’une identification (login) et d’un code d’accès ou mot de passe (password) valides.

Un animateur général (administrateur) détermine les paramètres de la bibliothèque et de chacun des membres de l'équipe. Des restrictions d'accès peuvent donc exister au sein de l'équipe. L'administrateur gère donc des profils-utilisateurs (par exemple login uniquement pour les prêts)

Comptabilité[modifier | modifier le wikicode]

Cette fonctionnalité permet de gérer :

  • les acquisitions (commandes);
  • les cotisations annuelles;
  • les prêts;
  • les amendes;
  • les fournisseurs (coordonnées, remise).

La compatibilité peut être ventilée par sections.

Courrier[modifier | modifier le wikicode]

Cette fonctionnalité permet de gérer le courrier relatif aux

  • commandes;
  • rappels pour retard

Aide en ligne[modifier | modifier le wikicode]

Il s'agit ici d'une assistance (helpdesk) pour assurer le bon fonctionnement du SIGB.

SGIB et cahier des charges[modifier | modifier le wikicode]

La bibliothèque qui souhaite se doter d'un système de gestion intégrée de bibliothèques devra procéder à un appel d'offres. Elle aura au préalable réalisé un cahier des charges en partant de ses besoins et attentes (étude préalable). Il est conseillé également de visiter des bibliothèques informatisées (voir les références des éditeurs et vendeurs de SGIB) et d'assister à des démonstrations.

Pour rédiger son cahier des charges, on peut utilement s'inspirer de documents en ligne :

Un guide pour l'éboration d'un cahier des charges plus complexe est disponible sur le site web du Ministère français de la Culture (versions HTML et PDF).

Exemple de réponse à un cahier des charges :